Thông cáo báo chí và truyền thông khủng hoảng cho ngành du lịch
Thông cáo · phát hành
Phát hành thông cáo: đúng người, đúng lúc, rồi theo tới cùng
Viết xong mới là nửa việc. Bài này nói cách dựng danh sách người nhận theo mảng, gửi một thư cho một người, chọn thời điểm theo lịch sự kiện, đưa thông cáo lên trang tin báo chí của chính đơn vị và làm gì trong ba ngày sau khi bấm gửi.
Danh sách người nhận dựng theo mảng, không theo số lượng
Một danh sách dài gửi cho mọi tòa soạn trông có vẻ chu đáo, nhưng thường cho kết quả ngược lại: người không phụ trách mảng du lịch xóa thư, và địa chỉ của đơn vị dần bị xếp vào thư rác. Danh sách nên chia theo mảng và theo câu hỏi “người này đã viết gì giống tin của mình trong vài tháng qua”.
| Nhóm người nhận | Gửi loại tin nào | Ghi chú |
|---|---|---|
| Phóng viên, biên tập viên mảng du lịch | Sản phẩm mới, mùa du lịch, sự kiện điểm đến | Nhóm cốt lõi; đọc bài gần đây của họ trước khi thêm vào danh sách |
| Mảng kinh tế, doanh nghiệp | Kết quả kinh doanh, đầu tư, nhân sự cấp cao, hợp tác giữa doanh nghiệp | Cần số liệu có nguồn và người trả lời được câu hỏi tài chính |
| Báo địa phương nơi đơn vị hoạt động | Mọi tin có tác động tới địa bàn: việc làm, môi trường, giao thông | Thường là nơi đăng đầu tiên và kỹ nhất |
| Báo tiếng Anh trong nước, báo nước ngoài | Tin liên quan khách quốc tế, chính sách thị thực, sản phẩm cho thị trường nước ngoài | Viết riêng bản tiếng Anh, không dịch từng câu |
| Tạp chí chuyên ngành du lịch, khách sạn | Tin nghề: quy trình, đào tạo, công nghệ vận hành | Có thể cần bài dài hơn thông cáo |
Mỗi dòng trong danh sách nên có: họ tên, tòa soạn, mảng, email công việc, bài gần nhất đã đọc và ngày, lần cuối liên hệ. Chỉ lưu thông tin công việc mà người đó đã công khai hoặc tự đưa cho bạn; khi họ đề nghị không gửi nữa, xóa khỏi danh sách ngay.
Cách gửi một thư
- 01
Một thư một người
Gửi riêng từng người, gọi đúng tên. Nếu buộc phải gửi nhiều người cùng lúc, đặt địa chỉ ở ô ẩn (BCC) để không lộ danh sách.
- 02
Tiêu đề thư là tiêu đề tin
Ghi điều mới và ngày, không ghi “Thông cáo báo chí” trơn. Có giờ cấm đăng thì ghi ngay đầu tiêu đề.
- 03
Dán nội dung vào thân thư
Người nhận đọc được ngay trên điện thoại mà không phải mở tệp; tệp đính kèm chỉ là bản lưu.
- 04
Ảnh qua đường dẫn
Một đường dẫn thư mục ảnh, ghi rõ quyền sử dụng; vài ảnh nhẹ để xem trước.
- 05
Một dòng riêng cho người nhận
Vì sao tin này hợp với chuyên mục của họ. Một câu là đủ, đừng viết lời mời chào.
Đừng gửi kèm quà, phiếu ưu đãi, phong bì hay lời hứa quảng cáo để đổi lấy bài. Điều 27 Luật Báo chí 126/2025/QH15 cấm nhà báo lạm dụng danh nghĩa để sách nhiễu; phía đơn vị cũng không nên mở đầu một quan hệ bằng lợi ích vật chất.
Nguồn: Luật Báo chí 126/2025/QH15, Điều 27 — quyền và nghĩa vụ của nhà báo · đối chiếu ngày .
Chọn thời điểm gửi
Không có giờ gửi đúng cho mọi tòa soạn. Có ba nguyên tắc dùng được ở hầu hết trường hợp:
- Gửi sớm hơn ngày tin xảy ra. Phóng viên cần thời gian sắp lịch, xin ảnh, gọi hỏi thêm. Tin ra mắt sản phẩm gửi trước vài ngày tới vài tuần; tin sự kiện lớn có thể cần một thông cáo báo trước nhiều tháng.
- Đi theo lịch của sự kiện ngành. Sở Du lịch TP.HCM tổ chức họp báo giới thiệu ITE HCMC 2026 ngày 10/4/2026, trong khi hội chợ diễn ra 27–29/8/2026, tức hơn bốn tháng trước. Doanh nghiệp tham gia hội chợ có thể đặt thông cáo của mình theo các mốc ấy thay vì tự chọn ngày.
- Tránh ngày tin của bạn bị chìm. Ngày có sự kiện thời sự lớn, ngày cuối tuần dài, ngày tòa soạn dồn sức cho một số báo đặc biệt; khi không có lý do phải gửi đúng ngày đó thì lùi lại.
Chi tiết các mốc trong năm có ở bài lịch sự kiện ngành nên có thông cáo.
Nguồn: Thời báo Tài chính Việt Nam, 10/4/2026 — họp báo giới thiệu ITE HCMC 2026 · đối chiếu ngày .
Trang tin báo chí trên website của đơn vị
Một mục “Báo chí” trên website là nơi lưu mọi thông cáo đã gửi, có ngày, ảnh tải về, thông tin nền và tên người liên hệ. Phóng viên viết bài sau vài tháng sẽ tìm ở đó trước khi gọi điện.
Nghị định 244/2026/NĐ-CP đặt một nguyên tắc cho cơ quan hành chính nhà nước mà doanh nghiệp cũng nên học: trang, kênh, tài khoản mạng xã hội chính thức của cơ quan phải được công bố trên cổng thông tin hoặc trang thông tin điện tử của cơ quan đó. Áp vào doanh nghiệp: website ghi rõ đâu là kênh chính thức, để khi có tài khoản giả mạo hay thông tin trái chiều, báo chí biết đối chiếu ở đâu.
- Mỗi thông cáo một trang riêng, có ngày đăng và ngày cập nhật nếu sửa.
- Thông cáo đã có số liệu thay đổi thì giữ bản cũ, thêm dòng cập nhật ở đầu, không sửa lặng lẽ.
- Ảnh có độ phân giải đủ in, chú thích và tên tác giả.
- Một email liên hệ báo chí được đọc hằng ngày.
Nguồn: Cổng TTĐT tỉnh Hà Tĩnh, 29/6/2026 — Nghị định 244/2026/NĐ-CP về phát ngôn, cung cấp thông tin cho báo chí · đối chiếu ngày .
72 giờ sau khi gửi
- 01
Giờ đầu
Kiểm thư phản hồi lỗi, sửa địa chỉ sai. Người đầu mối mở máy, mở hộp thư.
- 02
Ngày thứ nhất
Trả lời mọi câu hỏi của phóng viên trong ngày, bằng dữ kiện; nếu chưa có thì hẹn giờ cụ thể.
- 03
Ngày thứ hai
Ghi lại bài đã đăng: tờ báo, ngày, đường dẫn, đúng hay sai ở đâu. Không gọi điện hỏi “bao giờ đăng”.
- 04
Ngày thứ ba
Nếu một bài sai dữ kiện, gửi thư đính chính lịch sự cho phóng viên; sai nghiêm trọng thì làm theo Điều 36 Luật Báo chí, xem bài cải chính, phản hồi.
Nguồn: Luật Báo chí 126/2025/QH15, Điều 36 — phản hồi thông tin · đối chiếu ngày .
Khi cần gửi bản cập nhật
Số liệu dự kiến đổi theo thời gian là chuyện thường; chương trình VITM 2026 ở bài báo ngày 4/4/2026 ghi chương trình kết nối giao thương dự kiến 350–400 doanh nghiệp, còn bài ngày 9/4/2026 ghi hơn 120 người mua quốc tế, gần 300 người mua trong nước và trên 600 người bán. Khi con số của chính đơn vị thay đổi đáng kể, gửi một thư ngắn tiêu đề “Cập nhật: …”, nêu số cũ, số mới, thời điểm, lý do.
Nguồn: Báo Văn Hóa, 4/4/2026 — VITM 2026: kết nối tăng trưởng xanh và chuyển đổi số; Báo Văn Hóa, 9/4/2026 — VITM 2026: chương trình kết nối B2B · đối chiếu ngày .
Câu hỏi thường gặp
Câu hỏi thường gặp
Có nên mua danh sách email phóng viên?
Không nên. Danh sách mua sẵn thường cũ, sai mảng và có thể chứa dữ liệu cá nhân thu thập không đúng cách. Danh sách tự dựng từ bài đã đọc nhỏ hơn nhưng có ích hơn.
Gửi xong có nên gọi điện nhắc?
Chỉ gọi khi có thông tin bổ sung thật sự, ví dụ mời phỏng vấn người phát ngôn hay gửi ảnh mới. Gọi hỏi “đã nhận chưa, bao giờ đăng” làm quan hệ xấu đi.
Đăng thông cáo lên mạng xã hội của đơn vị có thay được gửi báo không?
Không thay được. Đăng trên kênh của đơn vị là thông tin của đơn vị; gửi báo là đề nghị tòa soạn tự kiểm và đưa tin. Hai việc khác nhau.
Liên quan
Xem tiếp
Thông cáo · viết
Viết thông cáo
Phép thử ba câu, khuôn tám phần, mẫu điền chỗ trống, số liệu và trích dẫn, ảnh kèm, giờ cấm đăng, bảng kiểm trước khi gửi.
Thông cáo · đo hiệu quả
Đo hiệu quả thông cáo
Khung tám bậc của AMEC áp vào du lịch, vì sao bỏ AVE, bảng theo dõi tối thiểu, báo cáo một trang, khi số liệu không đẹp.
Thông cáo · lịch sự kiện
Lịch sự kiện ngành
VITM Hà Nội 2026, ITE HCMC 2026, Năm Du lịch quốc gia Gia Lai 2026 và Quảng Trị 2027; lịch ngược bốn mốc thông cáo.
Báo chí · cải chính, phản hồi
Cải chính và phản hồi
Phân loại lỗi, bốn bậc xử lý, Điều 36 và Điều 34, thời hạn theo Nghị định 237/2026, mẫu văn bản phản hồi, việc không nên làm.
Chuyên mục
Thông cáo báo chí
Bốn bài: viết thông cáo, phát hành, đo hiệu quả, lịch sự kiện ngành; kèm vòng đời một thông cáo.
Bắt đầu
Gửi thư cho ban biên tập PR Du Lịch
Báo một điều luật hay số liệu đã cũ, hỏi về một bài viết, hoặc gửi đề nghị đặt bài có gắn nhãn. PR Du Lịch không bán dịch vụ truyền thông và không chuyển thông tin của bạn cho đơn vị nào.